Knjigovodstvena agencija Novi Sad

Arhivska građa – sve što treba da znate

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Donešen je novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti koji je Narodna skupština Republike Srbije izglasala dana 24.01.2020. godine.

Zakon koji se detaljno bavi pitanjem arhivske građe i dokumentarnim materijalom, počeo je sa primenom dana 02.02.2021.godine i zasigurno možemo reći da u ovoj oblasti ima dosta novosti.

Najveća novost za privrednike je uvođenje novih obaveza u pogledu postupanja sa arhivskom građom i materijalom, gde je cilj Zakonodavca da se uvođenjem procedura u postupcima i periodičnim izveštavanjem javnog arhiva uvede red i disciplina u ovoj oblasti kakva npr. postoji u Evropskoj uniji.

Novim Zakonom utvrđuju se uslovi za zaštitu arhivske građe i dokumentacije, utvrđuje se pravna regulativa koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku, nadležnost i delatnost javnih arhiva, ali se ostavlja prostor i za osnivanje privatnih arhiva u smislu posebne delatnosti.

Po Zakonu, stvaralac i imalac arhivske građe je svako pravno ili fizičko lice  čijim delovanjem  nastaje arhivska građa.

Stvaraoci arhivske građe imaju obavezu da donesu odgovarajuće interne opšte akte iz ove oblasti shodno odredbi člana 14. Zakona po kojoj, svaki stvaralac je dužan da donese:

1.      Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2.      Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;

3.      Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Takođe, stvaraoci arhivske građe u u privrednom društvu dužni su imenovati odgovorno stručno lice (zaposleno kod stvaraoca arhivske građe) za zaštitu arhivske građe i dokumentacije i postupanje sa arhivskom građom i dokumentacijom.

Ranije, zbog nepostojanja adekvatne sankcije koja bi se u primenjivala u praksi, najveći broj stvaraoca arhivske građe je zanemarivao ovu obavezu.

Novim Zakonom uvedena je obaveza stvaraoca arhivske građe da dostavi nadležnom javnom arhivu prepis Arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, gde je za nepoštovanje ove obaveze kaznenim odredbama Zakona uvedena kazna u vidu prekršajne odgovornosti i mogućnost kažnjavanja pravnog lica novčanom kaznom do 2.000.000,00 dinara.

Sva pravna lica koja do sada nisu uredno vodila arhivsku knjigu, biće dužna da retroaktivno, od dana osnivanja sačine istu, i overe je pred nadležnim javnim arhivom.

Takođe, Zakon uvodi obavezu stvaraocu arhivske građe da u slučaju svake buduće statusne promene, promene adrese sedišta ili poslovnog imena, kao i u slučaju pokretanja likvidacije  ili otvaranja stečaja obavesti o navedenoj promeni nadležni javni arhiv.

Po prvi put odredbom člana 11 Zakona regulisano je i pitanje arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, po kojoj:

,,Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala pripremu arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje i pouzdano elektronsko čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu ovog zakona.“

Drugim rečima, sve što stvaralac arhivske građe stvori kao dokument u elektronskom obliku, koji je podoban za potpisivanje kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, u tom (elektronskom obliku) se dokument u buduće i čuva.

Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala, što znači da ako je dokumentarni materijal, koji je klasifikovan kao arhivska građa, nastao u papirnom obliku, nipošto ne sme biti uništen, bez obzira na njegovo eventualno digitalizovanje.

Sa druge strane, dokument koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja, ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata.

Očekuje se donošenje odgovarajućih podzakonskih akata, koji bi trebalo da budu doneti u roku od godinu dana od stupanja Zakona na snagu i koji bi trebali bliže da nam definišu buduća prava i obaveze u postupku arhiviranja.

Ostavi komentar

Prijavi se na naš newsletter