Donešen je novi Zakon o arhivskoj
građi i arhivskoj delatnosti koji je Narodna skupština Republike Srbije izglasala
dana 24.01.2020. godine.
Zakon koji se detaljno bavi pitanjem
arhivske građe i dokumentarnim materijalom, počeo je sa primenom dana
02.02.2021.godine i zasigurno možemo reći da u ovoj oblasti ima dosta novosti.
Najveća novost za privrednike je uvođenje
novih obaveza u pogledu postupanja sa arhivskom građom i materijalom, gde je
cilj Zakonodavca da se uvođenjem procedura u postupcima i periodičnim
izveštavanjem javnog arhiva uvede red i disciplina u ovoj oblasti kakva npr.
postoji u Evropskoj uniji.
Novim Zakonom utvrđuju se uslovi za
zaštitu arhivske građe i dokumentacije, utvrđuje se pravna regulativa koja se
odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku, nadležnost i
delatnost javnih arhiva, ali se ostavlja prostor i za osnivanje privatnih
arhiva u smislu posebne delatnosti.
Po Zakonu, stvaralac i imalac arhivske
građe je svako pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa.
Stvaraoci arhivske građe imaju
obavezu da donesu odgovarajuće interne opšte akte iz ove oblasti shodno odredbi
člana 14. Zakona po kojoj, svaki stvaralac je dužan da donese:
1. Opšti akt o načinu evidentiranja,
klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog
materijala;
2. Listu kategorija arhivske građe i
dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
3. Opšti akt o načinu evidentiranja,
zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Nadležni javni arhiv daje saglasnost
na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima
čuvanja.
Takođe, stvaraoci arhivske građe u u
privrednom društvu dužni su imenovati odgovorno stručno lice (zaposleno kod
stvaraoca arhivske građe) za zaštitu arhivske građe i dokumentacije i
postupanje sa arhivskom građom i dokumentacijom.
Ranije, zbog nepostojanja adekvatne
sankcije koja bi se u primenjivala u praksi, najveći broj stvaraoca arhivske
građe je zanemarivao ovu obavezu.
Novim Zakonom uvedena je obaveza
stvaraoca arhivske građe da dostavi nadležnom javnom arhivu prepis Arhivske
knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao
u prethodnoj godini, gde je za nepoštovanje ove obaveze kaznenim odredbama
Zakona uvedena kazna u vidu prekršajne odgovornosti i mogućnost kažnjavanja
pravnog lica novčanom kaznom do 2.000.000,00 dinara.
Sva pravna lica koja do sada nisu
uredno vodila arhivsku knjigu, biće dužna da retroaktivno, od dana osnivanja
sačine istu, i overe je pred nadležnim javnim arhivom.
Takođe, Zakon uvodi obavezu stvaraocu
arhivske građe da u slučaju svake buduće statusne promene, promene adrese
sedišta ili poslovnog imena, kao i u slučaju pokretanja likvidacije ili otvaranja stečaja obavesti o navedenoj
promeni nadležni javni arhiv.
Po prvi put odredbom člana 11 Zakona
regulisano je i pitanje arhivske građe i dokumentarnog materijala u
elektronskom obliku, po kojoj:
,,Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u
elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za
upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuju
zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih
dokumenata.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala pripremu
arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje i
pouzdano elektronsko čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši u
skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu
sa propisima donetim na osnovu ovog zakona.“
Drugim rečima, sve što stvaralac
arhivske građe stvori kao dokument u elektronskom obliku, koji je podoban za
potpisivanje kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, u tom (elektronskom
obliku) se dokument u buduće i čuva.
Arhivska građa čuva se trajno u
obliku u kojem je nastala, što znači da ako je dokumentarni materijal, koji je
klasifikovan kao arhivska građa, nastao u papirnom obliku, nipošto ne sme biti
uništen, bez obzira na njegovo eventualno digitalizovanje.
Sa druge strane, dokument koji nije
elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre
isteka propisanog perioda čuvanja, ukoliko se čuva u okviru usluge
kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata.
Očekuje se donošenje odgovarajućih
podzakonskih akata, koji bi trebalo da budu doneti u roku od godinu dana od
stupanja Zakona na snagu i koji bi trebali bliže da nam definišu buduća prava i
obaveze u postupku arhiviranja.
